Politique de protection de la vie privée
Politique de protection de la vie privée (révisée le 1er juin 2017)
La présente politique de protection de la vie privée décrit les pratiques en matière de protection de la vie privée de Wolseley Canada Inc., de ses filiales et des membres de son groupe (« Wolseley Canada ») concernant la cueillette, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la sécurité des renseignements personnels obtenus au sujet de ses clients, y compris les demandeurs de crédit, les candidats à l’emploi et autres individus (parfois désignés ci-après par « vous », « votre » ou « vos »), au Canada, dans le cadre de nos activités, et elle a été élaborée pour que nous nous conformions aux lois sur la protection des renseignements personnels du secteur privé, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (la « LPRPDE »), la Loi sur la protection des renseignements personnels (Alberta), la Loi sur la protection des renseignements personnels (Colombie-Britannique), et la Loi sur la protection des renseignements personnels du secteur privé (Québec)
La protection de la vie privée des individus est importante et Wolseley Canada s’engage à conserver les renseignements personnels qu’elle obtient de manière sécuritaire et confidentielle. Wolseley Canada utilise généralement les renseignements personnels pour vous fournir les produits et services que vous avez demandés et pour mieux vous connaître, ainsi que pour connaître vos besoins et vos préférences afin de vous offrir un meilleur service à la clientèle.
Renseignements personnels que nous recueillons
Pour mener certains aspects de nos activités, notamment le traitement de vos demandes visant nos produits ou services, nous pouvons être tenus de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Dans cette politique, l’expression « renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom, du titre et des coordonnées d’un employé d’une organisation, lorsqu’ils sont recueillis, utilisés ou divulgués à des fins de communication quant à son emploi, à ses activités commerciales ou à sa profession.
Par conséquent, lorsqu’elle est employée dans la présente politique de protection de la vie privée, l’expression « renseignements personnels » inclut, sans s’y limiter :
- les renseignements non exclus permettant d’identifier une personne à titre d’employé d’une organisation et les nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel et autres coordonnées d’une personne en dehors de son rôle à titre d’employé d’une organisation;
- les renseignements que nous recueillons ou produisons afin de respecter les exigences législatives et réglementaires applicables, y compris l’information sur l’entreprise ou la profession d’une personne;
- le numéro d’assurance sociale ou les autres identificateurs personnels recueillis pour la vérification de la solvabilité, comme la date de naissance;
- les rapports de solvabilité d’une personne et l’information sur ses antécédents en matière de crédit, son actif et son passif;
- l’information sur les transactions passées et les comptes d’une personne avec Wolseley Canada ou auprès de celle-ci, y compris les habitudes de paiement ou les déclarations d’opérations douteuses;
- l’information sur les transactions financières passées avec des tiers dont les références nous ont été fournies;
- les renseignements et relevés de compte recueillis et conservés au cours de la relation d’une personne avec nous;
- tout autre renseignement personnel recueilli avec le consentement d’une personne ou selon ce qui est permis ou requis par la loi.
Veuillez noter que nous n’êtes jamais tenu de nous donner votre numéro d’assurance sociale; toutefois, afin de traiter de manière précise une demande de crédit que nous avons reçue de vous, nous avons besoin du numéro d’assurance sociale, de la date de naissance ou du numéro de permis de conduite.
Cueillette de renseignements personnels
Wolseley Canada et ses représentants peuvent recueillir des renseignements personnels dans certaines circonstances dans le cadre de nos activités et nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels par l’entremise d’un certain nombre d’autres sources, y compris :
- lorsque vous demandez une soumission, passez une commande, effectuez un achat ou procédez à un retour ou à un échange d’un de nos produits ou services;
- lorsque vous présentez une demande de crédit, en votre propre nom ou au nom d’une entreprise, notamment à titre de garant des obligations d’une entreprise cliente;
- lorsque vous nous écrivez, y compris par voie électronique, pour communiquer avec un de nos représentants, nous poser des questions ou faire des commentaires, ou encore pour participer à une promotion ou à un sondage que nous offrons à l’occasion;
- lorsque nous recevons des renseignements sur l’entreprise de clients existants ou potentiels afin d’évaluer la possibilité d’une relation commerciale;
- lorsque nous accédons à des registres et des bases de données publics pour en savoir davantage sur des clients existants et potentiels;
- d’agences d’évaluation du crédit et de créanciers actuels et passés;
- d’institutions financières tierces et de références semblables fournies dans le cadre d’une évaluation du crédit;
- par l’entremise de nos recherches sur les secteurs de l’industrie et d’autres domaines pertinents pour nos activités;
- des membres de notre groupe avec qui vous pouvez avoir traité par le passé;
lorsque vous visitez ou utilisez un site Web de Wolseley Canada, ce qui peut comprendre la cueillette de ce qui suit : a) les données sur les visiteurs fournies volontairement par les utilisateurs du site; b) les données sur le site qui sont recueillies automatiquement par nos systèmes pour nous donner de l’information sur l’utilisation du site et à des fins de recherche et d’analyse;
- lorsque vous postulez pour un emploi chez Wolseley Canada; et
- d’autres opérations en cours ou interactions avec Wolseley Canada.
Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux fins auxquelles la personne concernée a consenti, sous réserve de certaines exceptions détaillées ci-dessous, selon ce qui est autorisé par les lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur.
Wolseley Canada peut utiliser les renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée dans le cadre de la prise d’une décision de crédit, des processus d’ouverture de compte et de l’administration continue de nos activités et relations, y compris aux fins suivantes :
- l’identification de nos clients, y compris l’identité des administrateurs, dirigeants et garants des entreprises clientes;
- la surveillance, la détection et de prévention de la fraude et des opérations douteuses, incluant la satisfaction des exigences en matière de gestion du risque et de surveillance;
- la vérification des antécédents d’un particulier ou de ses comptes avec nous ou les membres de notre groupe;
- le respect des exigences légales et réglementaires;
- l’application des conditions des comptes et le recouvrement des sommes qui nous sont dues;
- dans le cadre des exigences d’audit;
- la tenue des registres commerciaux pendant une période raisonnable afin de répondre aux exigences raisonnables de conservation des dossiers de l’entreprise ainsi qu’aux exigences législatives et réglementaires de conservation des dossiers;
- l’évaluation d’une demande d’emploi;
- la gestion et l’administration générales de nos affaires; et
- pour toute autre raison à laquelle a consenti un particulier ou selon ce qui est permis ou requis par la loi.
Dans certaines circonstances, Wolseley Canada peut utiliser et divulguer des renseignements personnels sans le consentement du particulier concerné, y compris lorsque :
- nous avons des motifs raisonnables de croire que l’information pourrait être utile au cours d’une enquête au sujet d’une violation d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère et l’information est utilisée pour cette enquête;
- une situation d’urgence menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
- l’information sert à des fins de recherche ou d’étude statistique;
- l’information est rendue publique, tel que défini par les lois sur la protection des renseignements personnels;
- l’utilisation de l’information est clairement dans l’intérêt du particulier concerné et il est impossible d’obtenir son consentement en temps opportun;
- la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude de l’information pertinente quant à la détection, la suppression ou la prévention de la fraude, l’investigation de la violation d’un contrat ou d’une loi;
- la cueillette est nécessaire pour une enquête au sujet de la violation d’une entente.
Communication et transmission de renseignements personnels
Les renseignements personnels seront accessibles aux employés, dirigeants et administrateurs de Wolseley Canada qui ont besoin de les connaître aux fins de leur travail, y compris selon ce qui est indiqué ci-dessous.
Nous pouvons par ailleurs communiquer des renseignements personnels avec le consentement du particulier concerné ou selon ce qui est permis ou requis par la loi, comme suit.
- Services et opérations : Nous pouvons communiquer des renseignements personnels selon ce qui est nécessaire dans le cadre des opérations, des produits et services que vous avez demandés, y compris à des fournisseurs tiers à l’égard des garanties de produits qui vous sont offertes.
- Communication au sein de la famille corporative de Wolseley : Certains renseignements personnels au sujet de particuliers qui sont des représentants de nos entreprises clientes (y compris les dirigeants, administrateurs, actionnaires, propriétaires, mandants et garants) peuvent être communiqués aux membres de notre groupe aux fins de nos et de leurs exigences continues de gestion des risques, de détection de la fraude et de sécurité, ainsi que pour la vérification de l’identité, de l’information financière et des antécédents connexes dans le cadre de la fourniture des produits et de la prestation des services.
- Fournisseurs de services : Nous pouvons avoir recours à des mandataires et fournisseurs de services (y compris en technologie informatique et des fournisseurs de services financiers, comme les émetteurs de cartes de crédit, les agences d’évaluation du crédit et ceux des membres de notre groupe qui agissent à ce titre) afin de recueillir, d’utiliser, d’archiver ou de traiter des renseignements personnels pour notre compte, et les renseignements personnels peuvent être transmis à ces entités aux fins décrites dans la présente politique de protection de la vie privée.
- Opérations commerciales : Des renseignements personnels peuvent être utilisés par Wolseley Canada et communiqués à des parties dans le cadre de certaines opérations commerciales, comme le financement, l’assurance, la vente ou le regroupement proposé ou effectif de la totalité ou d’une partie de Wolseley Canada ou de nos activités ou actifs, et dans le but d’évaluer et d’effectuer une opération proposée. Ces fins peuvent comprendre le fait de permettre à des parties comme des prêteurs, des assureurs ou des acheteurs de déterminer s’il faut procéder à une opération proposée ou la poursuivre, satisfaire à des obligations en matière de déclaration, d’inspection ou d’audit envers ces parties et communiquer des renseignements personnels dans le cadre d’un achat ou d’une vente. Des cessionnaires ou ayants droit de Wolseley Canada, ou ceux de nos sociétés affiliées, peuvent utiliser et communiquer des renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique de protection de la vie privée, sauf si autrement consenti au préalable.
- Processus internes : Nous pouvons communiquer des renseignements personnels selon ce qui est raisonnablement nécessaire pour répondre aux exigences en matière d’assurance, d’audit et de traitement et aux exigences réglementaires.
Les renseignements personnels communiqués à des tiers seront protégés par une entente de confidentialité ou de non-divulgation, ou par une autre entente semblable exigeant la protection appropriée de la vie privée.
La LPRPDE permet à Wolseley Canada de communiquer des renseignements personnels à des tiers sans la connaissance et le consentement éclairé du particulier concerné :
- à un avocat qui représente Wolseley Canada;
- en vue du recouvrement d’une somme due à Wolseley Canada par le particulier concerné ou par un client à l’égard duquel les renseignements personnels du particulier concerné ont été recueillis;
- pour respecter une assignation à témoigner, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme de juridiction compétente;
- à un organisme d’application de la loi au cours d’une enquête civile ou criminelle; ou
- à un organisme gouvernemental ou à un ministère qui demande les renseignements.
La LPRPDE permet également à Wolseley Canada de transmettre des renseignements personnels à un tiers sans la connaissance ou le consentement du particulier concerné si la transmission n’est faite qu’à des fins de traitement et que le tiers ne s’en sert qu’aux fins auxquelles ils ont été transmis.
Wolseley Canada veillera, par des moyens contractuels ou autres, à ce que les tiers à qui des renseignements personnels sont communiqués ou transmis protègent les renseignements personnels conformément à la présente politique de protection de la vie privée, et ne s’en servent qu’aux fins auxquelles ils ont été communiqués ou transmis. Vos renseignements personnels ne seront jamais négociés, loués ni vendus à un tiers sans votre consentement.
Communication et transmission à l’extérieur du Canada
Certains des tiers à qui nous pouvons communiquer ou transmettre des renseignements personnels, y compris les membres de notre groupe, peuvent se trouver à l’extérieur du Canada, y compris en République d’Irlande et aux États-Unis, et les renseignements personnels peuvent donc être communiqués, transmis, archivés (y compris par voie électronique) ou traités à l’extérieur du Canada aux fins décrites aux présentes.
Par conséquent, les renseignements personnels qui sont communiqués, transmis, archivés ou traités à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis aux exigences juridiques de pays étrangers applicables à Wolseley Canada ou aux tiers, y compris les lois des États-Unis.
Consentement
Lorsque requis, le consentement exprès et écrit d’un particulier doit être obtenu au moment de la cueillette de renseignements personnels ou avant, et les fins de la cueillette, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels doivent être mentionnées au particulier au moment où son consentement est demandé. Une fois le consentement du particulier obtenu pour l’utilisation de ses renseignements à ces fins, Wolseley Canada a le consentement implicite du particulier concerné pour recueillir ou recevoir des renseignements supplémentaires qui sont nécessaires à l’accomplissement de ces mêmes fins. Le consentement exprès doit aussi être obtenu si ou lorsqu’une nouvelle utilisation est déterminée.
En signant une demande de crédit ou un autre formulaire, le particulier accorde un consentement implicite à l’obtention et à la vérification de renseignements auprès de tiers, comme des banques, des agences d’évaluation du crédit et d’autres prêteurs afin d’évaluer la solvabilité d’un particulier ou d’une entreprise cliente pour le compte de laquelle les renseignements personnels du particulier sont recueillis.
Un particulier peut choisir de ne pas fournir une partie ou la totalité des renseignements personnels à tout moment; toutefois, si Wolseley Canada est incapable de recueillir suffisamment de renseignements pour approuver une demande de crédit, la demande pourrait être retardée ou refusée.
Un client ou un particulier peut retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à tout moment, en présentant une demande par écrit à Wolseley Canada, à l’adresse notée ci-après dans cette politique.
La présente politique de protection de la vie privée ne couvre pas les données statistiques à partir desquelles l’identité des personnes ne peut être établie. Wolseley Canada se réserve le droit d’utiliser et de divulguer des données statistiques comme elle le juge approprié.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers des clients tant que le dossier est actif, et pour la durée nécessaire à des fins commerciales raisonnables et pour la durée prévue par les lois et règlements applicables.
Par exemple, un dossier de crédit sera réputé inactif si une demande de crédit est rejetée, lorsque les obligations financières sont remboursées intégralement ou lorsqu’il est mis fin à une garantie. Les renseignements qui se trouvent dans un dossier inactif seront conservés pendant une période de sept (7) ans, sauf lorsqu’une demande est rejetée, auquel cas les renseignements personnels qui se trouvent dans le dossier seront conservés pendant une période d’au plus deux (2) ans.
Exactitude
Wolseley Canada s’efforce de s’assurer que les renseignements personnels fournis par le particulier et consignés dans son ou ses dossiers actifs sont exacts, à jour et complets, selon ce qui est nécessaire pour les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis, utilisés, conservés et communiqués. Les particuliers sont tenus d’informer Wolseley Canada de tout changement visant les renseignements personnels ou sur l’entreprise recueillis par Wolseley Canada. Les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.
Mesures de protection
Wolseley Canada utilisera des mesures physiques, organisationnelles et technologiques afin de protéger les renseignements personnels et de ne les confier qu’aux employés de Wolseley Canada ou aux tiers qui ont besoin de les connaître aux fins indiquées dans la présente politique de protection de la vie privée. Ceci comprend le fait de limiter l’accès aux employés qui ont besoin de connaître ces renseignements (par exemple, ceux qui doivent prendre une décision au sujet de l’admissibilité du client au crédit); l’entreposage des dossiers dans des classeurs lorsqu’ils ne sont pas utilisés et la restriction de l’accès aux zones de travail où des dossiers actifs peuvent être utilisés; le déchiquetage des dossiers avant leur disposition pour empêcher la divulgation accidentelle à des personnes non autorisées; la restriction de l’accès aux ordinateurs de Wolseley Canada qui contiennent des renseignements personnels dans des bases de données électroniques ou d’autres formats par l’utilisation de mots de passe et par les politiques internes de Wolseley Canada en matière de sécurité, et l’implémentation de mesures sécurité technologiques telles que des centres de données à accès limité, la détection de l’intrusion, des coupe-feux et des certificats d’authentification d’échange sécurisé.
Questions, demandes d’accès et plaintes
Toute question au sujet de la présente politique de protection de la vie privée ou de toute autre politique de Wolseley Canada peut être posée au chef de la protection des renseignements personnels. Les demandes d’accès à l’information ou les plaintes doivent être présentées par écrit et envoyées au chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
Wolseley Canada Inc.
A/S Chef de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@wolseleyinc.ca
880 Laurentian Drive
Burlington (Ontario)
L7N 3V6
Téléphone : 905 335-7373
Il est donné suite aux demandes d’accès dans les 30 jours et les particuliers seront informés de l’existence, de l’utilisation et de la communication de leurs renseignements personnels. Lorsque l’accès vous est accordé, si vous déterminez que les renseignements détenus par Wolseley Canada sont inexacts ou incomplets, Wolseley Canada apportera les changements nécessaires dans les plus brefs délais aux renseignements personnels qu’elle détient moyennant une preuve documentaire attestant les renseignements corrects; étant toutefois entendu qu’une preuve d’identité ou autre preuve acceptable pour Wolseley Canada pourrait vous être demandée pour vérifier ces inexactitudes ou changements.
Recours
Si un particulier est préoccupé par les pratiques en matière de traitement des renseignements personnels de Wolseley Canada, il peut présenter une plainte par écrit au chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada. Sur vérification de l’identité du particulier, le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada effectuera dans les plus brefs délais une enquête sur la plainte et répondra au particulier dans les 60 jours.
Si le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada détermine que la plainte du particulier est fondée, le chef de la protection des renseignements personnels prendra les mesures nécessaires pour corriger la pratique incorrecte de traitement de l’information ou pour réviser les politiques et procédures de Wolseley Canada en matière de protection de la vie privée. Si le chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada détermine que la plainte du particulier n’est pas fondée, le particulier en sera informé par écrit.
Si le particulier n’est pas satisfait des conclusions du chef de la protection des renseignements personnels de Wolseley Canada et des mesures prises, il peut présenter une plainte au commissaire à la protection de la vie privée approprié de sa juridiction, à l’adresse suivante :
Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
www.privcom.gc.ca
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376
Télécopieur : (819) 994-5424
Bureau du Commissaire à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Alberta
#410, 9925 – 109 Street NW
Edmonton, AB T5K 2J8
Téléphone : (780) 422-6860
Sans frais : (888) 878-4044
Télécopieur : (780) 422-5682
Bureau du Commissaire à l’information et de la protection des renseignements personnels de la Colombie-Britannique
C.P. 9038, Station Prov. Govt.
Victoria, C.B. V8W 9A4
Téléphone : (250) 387-5629
Télécopieur : (250) 387-1696
La Commission d’accès à l’information du Québec
Bureau 2.36
525, boul. René-Lévesque Est
Québec (Québec) G1R 5S9
Sans frais : 1 (888) 528-7741
Téléphone : 418 528-7741
Télécopieur : 418 529-3102
cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Modifications à la politique de protection de la vie privée
La présente version de la politique de protection de la vie privée de Wolseley Canada entre en vigueur le X avril 2017. La présente politique de protection de la vie privée peut faire l’objet de modifications en réponse à l’évolution des lois applicables en matière de protection de la vie privée, et le chef de la protection des renseignements personnels examinera et révisera la présente politique de protection de la vie privée de temps à autre, en fonction des changements apportés aux lois sur la protection de la vie privée. Les avis de modification de la présente politique de protection de la vie privée seront affichés sur le site Web de Wolseley Canada. Toute modification de la présente politique de protection de la vie privée s’appliquera aux renseignements personnels recueillis à compter de la date de l’affichage de cette révision de la politique de protection de la vie privée.